Nazwy plików czyli mała wielka rzecz

  • by
nazwy plików

nazwy plików

Zazwyczaj nie pochylamy się nad tak pozornie nieistotną rzeczą jak nazwy plików. Pełno na naszych pulpitach dokumentów o nazwach równie komunikatywnych co „zxcaswebn.docx” czy „testtest.txt”. Czy warto zwracać uwagę na spójny system nazw plików?

W XXI wieku niewiele firm korzysta z papierowych form przetwarzania informacji. Dane kasowe, księgowe czy sprzedażowe przetwarzane są w różnego rodzaju systemach. Również dokumenty firmowe są tworzone i edytowane w sposób elektroniczny. Z naszego doświadczenia wynika, że wiele przedsiębiorstw nie wytworzyło systemu nazywania i przechowywania tych plików. Jakiego typu zagrożenia mogą powodować nieprawidłowe nazwy plików?

Punkt pierwszy to banał, ale niewłaściwa nazwa utrudnia odszukanie pliku. Dobra nazwa powinna możliwie pełnie oddawać zawartość dokumentu. W naszej agencji pliki nazywamy według następującego schematu:

WOW – [TYP PLIKU] – [KLIENT] – [DATA] *. [ROZSZERZENIE]

Np.

WOW – PLAN PUBLIKACJI – BASKET 90 GDYNIA – LIPIEC 2017.PDF

Podczas przeszukiwania dysku możemy odnaleźć ten plik zarówno po typie dokumentu, kliencie jak i dacie. W niektórych typach opracowań na użytek wewnętrzny dodajemy również autora – umożliwia to pomiar wydajności pracowników oraz zidentyfikowanie ich mocnych stron. Jeżeli dwie osoby na tym samym stanowisku w miesiącu utworzyły różne ilości tych samych typów dokumentów, może warto przeprowadzić ocenę pracowniczą lub inaczej podzielić zadania?

Źle zaprojektowany system nazw utrudnia agregację danych w systemach CRM czy e-commerce i podnosi koszty ich wdrożenia. Podczas jednej z realizacji sklepów internetowych spotkaliśmy się z sytuacją różnego nazewnictwa produktów w katalogu, systemie plików oraz w grafikach. Zatowarowanie e-sklepu wymagało czasochłonnego, ręcznego ujednolicenia nazw plików, co znacznie wpłynęło na koszt realizacji.  Gdyby firma posiadała spójny system nazewnictwa, moglibyśmy tego uniknąć. Tego typu nieścisłości mogą też skutkować poważnymi problemami np. w wielkości produkcji lub wyprodukowaniu niezgodnego z zamówieniem towaru.

Wreszcie po trzecie – spójny system nazw plików jest drobnym, ale istotnym elementem budowania wizerunku pracodawcy. W końcu wszyscy chcemy pracować w miejscu, w którym panuje ład i porządek, a o własnej firmie lubimy myśleć jako o zorganizowanym i poukładanym miejscu. Zaplanowana struktura nazw plików stworzy takie wrażenie oraz poprawi wydajność pracy.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *